HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TRIỂN KHAI VÀ NHẬP LIỆU VỊ TRÍ VIỆC LÀM (VTVL)

Quy trình 8 bước rà soát vị trí việc làm, xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng phương án biên chế

Mình viết theo cách làm thực tế, không dẫn số hiệu văn bản hay tên cơ quan ban hành. Các mốc thời gian, kỳ số liệu và đầu mối nhận hồ sơ lấy theo thông báo chính thức của cấp có thẩm quyền, khi ghi vào hồ sơ thì bạn tự điền căn cứ cho đúng.

Bước 0. Chuẩn bị
Phân công một đầu mối chịu trách nhiệm số liệu nhân lực và biên chế của cơ quan.
Gom sẵn tài liệu: văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ; danh mục vị trí việc làm đã phê duyệt; bản mô tả công việc, khung năng lực; số liệu sản phẩm, thời gian; số người hiện có và biên chế được giao.
Xác định kỳ số liệu (12 tháng) và ngày chốt nhân lực theo thông báo chung. Mọi biểu dùng cùng một kỳ.
Kế thừa dữ liệu đã được xác nhận trước đó. Chỉ bổ sung phần thay đổi hoặc còn thiếu, không kê khai lại từ đầu.
Nhập liệu trên bộ biểu Excel dùng chung. Chỉ nhập vào ô trắng, không sửa ô xám.
Bước 1. Rà soát chức năng, nhiệm vụ (Biểu A1)

Mục tiêu: có danh mục nhiệm vụ đầy đủ, đúng thẩm quyền, không trùng, không sót.

Đối chiếu văn bản chức năng, nhiệm vụ còn hiệu lực với dữ liệu đã có.
Lập danh mục nhiệm vụ của cơ quan. Mỗi nhiệm vụ ghi: mã, tên, cơ quan thực hiện, căn cứ giao, kỳ, trạng thái, nguồn.
Phân loại trạng thái: tiếp tục thực hiện, mới tiếp nhận, đã chuyển giao, không còn thực hiện.
Với nhiệm vụ đã chuyển giao hoặc phân cấp, ghi rõ nơi giao, nơi nhận, thời điểm có hiệu lực, phần việc còn lại của cấp trên và điều kiện chưa chuyển giao đủ (thủ tục, nhân lực, kinh phí, dữ liệu, tài sản).
Giữ mã nhiệm vụ đã dùng. Nhiệm vụ chưa có trong danh mục dùng chung thì ghi “đề xuất bổ sung” kèm căn cứ và mã tạm.
Rà soát luôn danh mục vị trí việc làm đã phê duyệt: giữ nguyên, cập nhật bản mô tả hoặc kiến nghị sửa đổi. Không tự sửa danh mục đã phê duyệt.
Với địa phương, ghi nhận riêng các điều kiện đặc thù có ảnh hưởng thực tế (địa bàn, quy mô, đi lại, thường trực). Không tự đặt hệ số.

Kết quả: danh mục nhiệm vụ có mã, căn cứ, trạng thái, nguồn; danh sách nội dung cần xác minh.

Bước 2. Xác định công việc, công đoạn, sản phẩm (Biểu A2)

Mục tiêu: phân rã nhiệm vụ thành công việc, mỗi công việc có sản phẩm kiểm chứng được.

Phân biệt: nhiệm vụ là việc được giao; công việc là phần việc để thực hiện nhiệm vụ; sản phẩm là kết quả xác nhận được.
Với mỗi nhiệm vụ, xác định công việc chính, sản phẩm, đơn vị chủ trì và phối hợp, vị trí chịu trách nhiệm.
Mỗi sản phẩm ghi đơn vị tính, yêu cầu chất lượng, căn cứ xác nhận.
Công việc có nhiều vị trí cùng làm thì phân rõ phần việc của từng vị trí.
Không tách thao tác nhỏ thành nhiệm vụ hoặc vị trí riêng. Không đếm một sản phẩm nhiều lần.

Kết quả: danh mục công việc, sản phẩm gắn với nhiệm vụ và vị trí việc làm.

Bước 3. Thống kê sản lượng và thời gian (Biểu B1)

Mục tiêu: có số liệu khối lượng và giờ lao động thực tế, có nguồn, có người xác nhận.

Sản lượng: thống kê thực tế trong kỳ theo từng loại sản phẩm. Việc theo nhiệm kỳ, cao điểm hoặc mới phát sinh phải nêu căn cứ. Không lấy một tháng bất thường làm đại diện cả năm. Cơ quan mới lập hoặc hoạt động chưa đủ kỳ thì ghi thời gian thực tế, không nhân cơ học lên 12 tháng.
Thời gian cho một sản phẩm, ưu tiên theo thứ tự:
định mức chuyên ngành còn hiệu lực;
thời gian tham chiếu đã được xác nhận;
số đo thực tế hoặc khảo sát mẫu, có nguồn và người xác nhận.
Tính giờ lao động thực tế của người trực tiếp làm, không dùng thời hạn giải quyết hồ sơ.
Giờ sản phẩm = số sản phẩm × số phút/sản phẩm ÷ 60.
Ghi thêm giờ thường xuyên, định kỳ, phối hợp, quản lý, đào tạo, trực nếu chưa tính trong giờ sản phẩm. Mỗi giờ chỉ tính một lần.
Không cộng thêm tỷ lệ cố định cho phần chưa đo.
Bộ phận chuyên môn xác nhận. Dữ liệu thiếu căn cứ ghi “chưa kiểm chứng”, nêu hạn bổ sung và không đưa vào tổng đã xác nhận.

Kết quả: khối lượng và giờ công việc đo được theo vị trí; phần khó đo thời gian và phần thiếu căn cứ được ghi riêng.

Bước 4. Xác định thay đổi do chuyển đổi số, tự chủ, thuê dịch vụ, xã hội hóa (Biểu B2)

Mục tiêu: chỉ ghi nhận tác động đã xảy ra và có bằng chứng.

Ghi công đoạn thực tế đã thay đổi, số sản phẩm áp dụng, thời gian trước và sau, giờ giảm, giờ việc mới phát sinh (quản lý dữ liệu, giám sát dịch vụ, kiểm soát chất lượng...).
Chọn một cách tính và ghi rõ:
dùng thời gian trước thay đổi rồi cộng, trừ tác động thực tế; hoặc
dùng thời gian đã đo sau thay đổi (khi đó không trừ lại).
Không giảm giờ chỉ vì có phần mềm, có thủ tục trực tuyến hay có khả năng thuê dịch vụ. Chỉ giảm phần việc đã thực sự thay đổi hoặc chuyển giao hợp pháp.
Đổi nguồn kinh phí hoặc chuyển sang tự chủ không tự động làm giảm công việc.
Kiểm tra trùng trước khi xác nhận. Chỉ dòng đủ nguồn, đúng kỳ, đã đối chiếu trùng mới được cộng vào kết quả.

Kết quả: giờ tăng, giảm đã kiểm chứng và thời điểm phát sinh.

Bước 5. Hoàn thiện vị trí việc làm, bản mô tả, khung năng lực (Biểu C1, C2)

Mục tiêu: vị trí việc làm gắn với công việc và sản phẩm, không gắn với người hay biên chế hiện có.

Đối chiếu từng vị trí với nhiệm vụ, công việc, sản phẩm. Phân loại: tiếp tục sử dụng, cần điều chỉnh, tích hợp, đề nghị sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo thẩm quyền.
Một vị trí không đồng nghĩa với một người hay một biên chế. Không lập vị trí theo người đang làm, theo ngạch hay mức lương.
Bản mô tả nêu: công việc, sản phẩm, quyền hạn, trách nhiệm, quan hệ phối hợp, điều kiện thực hiện.
Khung năng lực gồm năng lực chung, chuyên môn, lãnh đạo quản lý (nếu có), đặc thù (nếu có), gắn với yêu cầu có thể quan sát, kiểm chứng. Không chỉ liệt kê bằng cấp, chứng chỉ.
Kế thừa bản mô tả và khung năng lực đã phê duyệt. Chỉ sửa phần thay đổi, ghi địa chỉ lưu hồ sơ, không chép lại toàn văn.
Phân biệt rõ vị trí công chức, viên chức và các chế độ khác. Người kiêm nhiệm ghi vị trí chính, phần việc và thời gian.
Ở Biểu C1, chọn chế độ làm việc cho từng vị trí. Chế độ phổ biến dùng quỹ giờ chung đã cài sẵn. Chế độ đặc thù phải có căn cứ và xác nhận riêng.

Kết quả: danh mục vị trí, bản mô tả, khung năng lực và đề xuất xử lý.

Bước 6. Xác định số người cần thiết theo từng vị trí (Biểu C3)

Mục tiêu: xác định nhu cầu theo công việc thực tế. Một vị trí có thể dùng nhiều phương pháp cho các phần việc khác nhau, nhưng không cộng trùng.

Phương pháp 1 (theo cơ cấu, chức danh):

Dùng khi có quy định bố trí bắt buộc, chức danh theo nhiệm kỳ, yêu cầu hiện diện hoặc nhân sự chuyên biệt.
Phân biệt số người bắt buộc với mức tối đa được phép. Mức tối đa không có nghĩa phải bố trí đủ.

Phương pháp 2 (theo khối lượng và giờ đo được):

Tổng giờ cần thiết = giờ sản phẩm + giờ bổ sung ± tác động đã kiểm chứng.
Số người quy đổi = tổng giờ cần thiết ÷ quỹ giờ làm việc của một người trong năm.
Giữ số thập phân, không tự làm tròn thành biên chế.
Chế độ làm việc đặc thù dùng quỹ giờ đã được xác nhận.
Không tự giảm quỹ giờ bằng tỷ lệ “giờ hữu ích” hay cộng bù dự phòng.

Phương pháp 3 (thẩm định theo sản phẩm, tiến độ, năng lực):

Dùng cho công việc khó chuẩn hóa thời gian: tham mưu, nghiên cứu, thẩm tra, giám sát, phục vụ lãnh đạo.
Lập danh mục sản phẩm, yêu cầu chất lượng, thời hạn; phân tích phần việc, chuyên môn, thời điểm cao điểm; lập phương án phân công theo giai đoạn, nhân lực dùng chung; đối chiếu hồ sơ tương tự đã hoàn thành; cơ quan có thẩm quyền thẩm định.
Kết quả ghi theo số người cần bố trí, không gán số giờ giả định.

Sau khi tính:

Xem xét yêu cầu làm việc đồng thời, chuyên môn, kiêm nhiệm, điều chuyển, dùng chung nhân lực.
Không làm tròn tăng từng dòng rồi cộng lại.
Phân biệt ba khái niệm: số người quy đổi, số người cần bố trí, chỉ tiêu biên chế (do cấp có thẩm quyền quyết định).
Chỉ cộng các số cùng kỳ, cùng cơ sở giờ.
Ghi trạng thái từng kết quả (tính thử, chưa đủ dữ liệu, đã kiểm chứng, không áp dụng). Chỉ kết quả đã kiểm chứng mới đưa vào phương án chính thức.

Kết quả: nhu cầu theo từng vị trí, phương pháp và trạng thái xác nhận.

Bước 7. Đối chiếu nhân lực hiện có và xây dựng phương án (Biểu D1, D2)

Mục tiêu: có phương án bố trí và đề nghị biên chế từng năm, dựa trên dữ liệu đã kiểm chứng.

Biểu D1 (nhân lực hiện có):
Mỗi người một mã tham chiếu, hạn chế thông tin cá nhân không cần thiết.
Ghi phần giờ dành cho từng vị trí. Tổng giờ của một người không vượt quỹ giờ.
Ghi một nơi tính biên chế chính thức, người kiêm nhiệm chỉ tính một lần.
Đối chiếu nhu cầu với nhân lực hiện có cùng kỳ, cùng phạm vi, cùng đơn vị tính.
Trước khi đề nghị điều chỉnh biên chế, xem xét lần lượt: bố trí lại, điều chuyển, bồi dưỡng, kiêm nhiệm, dùng chung nhân lực, đổi mới phương thức làm việc, ứng dụng công nghệ, thuê dịch vụ hợp pháp.
Biểu D2: lập phương án từng năm của cả giai đoạn, theo nhiệm vụ, sản lượng, chuyển đổi số, điều kiện thực hiện, nguồn tài chính, biến động nhân lực. Không nhân một tỷ lệ tăng, giảm cố định.
Tổng hợp riêng công chức, viên chức và chế độ khác. Với viên chức, tách nguồn ngân sách và nguồn thu.
Nhân lực dùng chung giữa các cơ quan phải có xác nhận của cả bên giao và bên nhận.
Đề nghị điều chỉnh phải có giải trình. Nếu trạng thái là đã thẩm định hoặc đã quyết định thì phải ghi số, ngày, cơ quan ban hành văn bản.

Lưu ý quan trọng: kết quả xác định nhu cầu không tự động làm tăng biên chế. Việc giao và điều chỉnh biên chế thuộc thẩm quyền của cấp có thẩm quyền.

Kết quả: phương án bố trí, cơ cấu lại đội ngũ và đề nghị từng năm.

Bước 8. Kiểm tra, xác nhận, gửi kết quả
Đơn vị tự kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, thống nhất giữa các biểu. Không kê khai trùng.
Lấy ý kiến bộ phận chuyên môn và cán bộ liên quan trước khi xác nhận phương án.
Rà soát các cảnh báo tự động của biểu và xử lý ở ô dữ liệu nguồn. Kết quả kiểm tra tự động không thay thế việc xác nhận nghiệp vụ.
Người đứng đầu chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc, kết quả nhu cầu nhân lực và phương án sử dụng biên chế.
Tách rõ trong hồ sơ ba phần: kết quả đủ căn cứ; kết quả cần tiếp tục kiểm chứng; nội dung chưa xác định được. Với phần chưa đủ, ghi người phụ trách, thời hạn và tác động đến phương án.
Hồ sơ gửi gồm:
bộ biểu đã hoàn thành;
báo cáo có xác nhận;
danh mục tài liệu minh chứng;
danh sách nội dung cần tiếp tục xử lý.
Gửi đúng đầu mối và đúng hạn theo thông báo. Bản bổ sung phải ghi rõ thay thế phiên bản nào.
Sau khi phương án được áp dụng, tiếp tục theo dõi sản lượng, chất lượng, thời hạn, khối lượng tồn đọng để rà soát lại. Không tự động tăng hay cắt biên chế từ một biến động ngắn hạn.
Năm nguyên tắc xuyên suốt
Một dữ liệu, một nơi nhập chính, một lần tính. Người, sản phẩm, giờ đều không cộng trùng.
Có nguồn, có kỳ, có người xác nhận. Dữ liệu thiếu căn cứ phải ghi riêng, không thay bằng số 0.
Không dùng hệ số tự đặt (theo vùng, theo độ phức tạp, theo tỷ lệ cộng thêm) khi chưa được cấp có thẩm quyền xác nhận.
Phân biệt ba khái niệm: người quy đổi, số người cần bố trí, chỉ tiêu biên chế.
Vị trí việc làm xuất phát từ công việc, không xuất phát từ người hiện có, ngạch, bậc hay mức lương.